lunes, 30 de marzo de 2009


4. opinión del grupo

En nuestra opinión esta labor de la unidad de correspondencia no está aislada de las demás dependencias de una entidad aunque reconozcamos que es en la gestión documental donde se le da gran reconocimiento la mayoría de empresas desconocen el valor de la organización de sus documento gracias a esta ya que sin no se realizaran planillas de registro o de radicación entre otros procesos el desorden y el atraso en la realización de algunos procesos administrativos seria bastante común además de que no se podría llevar un control de toda la información que puede llegar a maneja ,recibir y producir una entidad. Por lo tanto esta unidad al igual que las demás dependencia de las empresas requiere preparación y cuidado al realizar sus funciones aunque muchas entidades no lo vean así.

Funciones de la mensajería en la unidad de correspondencia: Funciones de la mensajería

1. Entregar y recoger la documentación en las diferentes entidades y llevar Control diario en Planilla.

2. Revisar y recoger diariamente la información que llega al Apartado Aéreo De la Institución.

3. Realizar las diferentes diligencias de afiliación y pagos de nómina, Pensiones, subsidios, autoliquidaciones, consignaciones bancarias, cobro de cheques para cartera, recolección de extractos bancarios.

4. Relacionar toda diligencia en Planilla de Mensajería para control del Centro de Administración Documental.

5. Las demás funciones asignadas por el jefe o autoridad competente. Contribuir en el desarrollo de las actividades de todas las dependencias a través de la distribución oportuna de la información interna y de la entrega efectiva de la Información externa.

FUNCIONES DEL CARGO MENSAJERO EXTERNO

Entregar y recoger la Documentación en las diferentes Entidades y llevar control diario en Planilla.

2. Revisar y recoger diariamente la información que llega al Apartado Aéreo de la Institución.

3. Realizar las diferentes Diligencias de afiliación y pagos de Nómina, pensiones, subsidios, Autoliquidaciones, consignaciones Relacionar toda diligencia en Planilla de Mensajería para el debido control.

3. funciones de un empleado de una unidad de correspondencia:

1. Recibir, registrar y enviar correspondencia interna de la Organización y apoyar la gestión de Seguridad. De los documentos. 2. Atención telefónica recepción y registro de visitas. - Recepción y registro... de documentación/correspondencia. - Elaboración de informes técnicos de ensayo. - Traducción al inglés de informes técnicos de ensayo. 3. filtrado de llamadas, manejo de centralita. -Gestión y distribución de correspondencia... y valija con mensajerías, etc. -Introducción de datos en el sistema informático. -Realización de pedidos de material de oficina-Archivo e impresión de documentación. -Apoyo a otros departamentos.

Otras personas que podrían realizar estas funciones son los auxiliares administrativos o en algunos casos los archivistas ya que entre sus conocimientos esta la organización y recibo de la correspondencia.


Perfil del archivista: ·

alto nivel de responsabilidad, autonomía y toma de decisiones; orienta y supervisa a otros, realiza variedad de actividades en diferentes contextos, la mayoría complejas. · Responsable en la identificación de la estructura orgánico funcional, las unidades de información, fuentes documentales de la organización; en la realización de los procedimientos y procesos archivísticos. · El archivista debe proteger la integridad del material archivístico y así garantizar que este continúe siendo una evidencia confiable del pasado.
Perfil del auxiliar administrativo:

Tramitar correspondencia, su entrada y salida. Recepción de documentos. Atender llamadas telefónicas. Atender al público. Distintos avisos. Archivo de documentos. Cálculos elementales. Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende. Estar al día de la tramitación de expedientes. Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones. Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa. Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan.

para tener en cuenta


Guía numero 4
1-pasos para el recibo de los documentos en una unidad de correspondencia:
La unidad de correspondencia recibe los documentos externos por diferentes medios, ya sea por mensajería, fax, correo electrónico.
Determinar si el documento es competencia de la entidad, si el documento no es competencia de la entidad la unidad de correspondencia devuelve el documento al remitente, dejando constancia escrita.
Se procede a la clasificación de los documentos: documentos confidenciales, revistas, periódicos, etc. y documentos para radicar.
Se revisa que la documentación este completa, verificación y confrontación de folios, copias, anexos y firmas,; si hacen falta, el documento deberá ser remitido sin radicar, a la oficina de su competencia.
Se procede a la constancia de recibo por medio de sellos, reloj radicador.
Se procede a la radicación de los documentos, con la asignación de un número consecutivo a los documentos dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío.
Se procede a la impresión del rótulo de radicación, y se establece un registro impreso de planillas de radicación y control.
Sigue el registro de los documentos en la planilla, y se registran datos como: nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o código de las dependencias competentes, número de radicación, nombre del funcionario responsable de trámite, anexo y tiempo de respuesta.
Después se establecen controles de respuesta a través de la interrelación de datos recibidos y enviados.
Se procede a la distribución de los documentos, en los casilleros y en mesas con divisiones, para ubicar los documentos.












cccc

jueves, 12 de marzo de 2009

NO TE OLVIDES DE......


Pasos para el recibo y radicación de documentos


La unidad de correspondencia recibe los documentos externos por diferentes medios, ya sea por mensajería, fax, correo electrónico.
Determinar si el documento es competencia de la entidad, si el documento no es competencia de la entidad la unidad de correspondencia devuelve el documento al remitente, dejando constancia escrita.
-Se procede a la clasificación de los documentos: documentos confidenciales, revistas, periódicos, etc. y documentos para radicar.
-Se revisa que la documentación este completa, verificación y confrontación de folios, copias, anexos y firmas,; si hacen falta, el documento deberá ser remitido sin radicar, a la oficina de su competencia.

-Se procede a la constancia de recibo por medio de sellos, reloj radicador.
-Se procede a la radicación de los documentos, con la asignación de un número consecutivo a los documentos dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío.
-Se procede a la impresión del rótulo de radicación, y se establece un registro impreso de planillas de radicación y control.
-Sigue el registro de los documentos en la planilla, y se registran datos como: nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o código de las dependencias competentes, número de radicación, nombre del funcionario responsable de trámite, anexo y tiempo de respuesta.
-Después se establecen controles de respuesta a través de la interrelación de datos recibidos y enviados.
-Se procede a la distribución de los documentos, en los casilleros y en mesas con divisiones, para ubicar los documentos.

PARA TENER EN CUENTA ALA HORA DE LLENAR LA PLANILLA DE CORRESPONDENCIA


RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS







2. Sello de Radicación

Fecha___________ Hora_________

Serie documental_____________________

Destinatario__________________________

TRANSLADO A

Dependencia Atendido

___________ _____________


2.Se utiliza el sello de radicación cuando vamos a radicar el documento(a registrarlo en el sistema). Radicar es el procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas de asignación de un número único de radicación para su identificación dentro del sistema.

3. Datos que se deben registrar en la planilla de recibo de correspondencia:

No de radicación: debemos colocar el número de radicación que le asignamos nosotros.

Fecha: se consigna la fecha en que radicamos el documento.

Datos de la persona o entidad remitente

Nombre: Se registra el nombre de la entidad remitente.

Asunto: Se consigna el tema de la documentación recibida, como por ejemplo invitación a evento deportivo.

Radicado: Es el número de radicado que trae la comunicación.

Fecha: Es la fecha que trae la comunicación.

Anexos: Si la documentación trae documentación anexa en esta casilla debemos registrarla, un ejemplo es lista de aprendices.

Datos del destinatario

Dependencia: se registra el número de la dependencia a que va dirigida la documentación.

Nombre del funcionario: Se registra el nombre del funcionario a quien va dirigida la documentación.

Tiempo de respuesta:

No radicación de respuesta

No radicado:

Fecha:



5. Documentos que se deben radicar:

Correspondencia externa
Correspondencia interna
Correspondencia confidencial de carácter institucional.

Toda la documentación se radica menos, folletos, revistas, publicaciones, paquetes., pero si se lleva un registro de control de ellos.

A que se le coloca número de referencia??

Se le coloca número de referencia a la solicitud de envío de
correspondencia. Solicitar el servicio de envío y entrega de documentos oficiales en una entidad, solicitados por las unidades administrativas en el desempeño de las actividades diarias.
El número de referencia es el número que se le dio al documento o documentos que se van a enviar.

lunes, 9 de marzo de 2009

PARA RECORDAR


MANUAL DE CORRESPONDENCIA


El manual de archivo y correspondencia es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y eficiencia en la toma de decisiones de la entidad. Es un guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con correspondencia y archivo.


PROCEDIMIENTOS EN GENERAL PARA EL MANUAL DE CORRESPONDENCIA:


- Definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país.

- Información sobre los niveles jerárquicos con autoridad para la firma de los documentos.

- Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo.

- Manejo, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de los documentos recibidos por este sistema

- Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo “personal” de los funcionarios.

- Definición del concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la estructura organizativa del mismo.

- Estructuración del sistema de ordenamiento para la clasificación de los documentos de archivo.

- Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de documentos de archivo, y de los medios reprografitos (como la fotocopiadora).

- Definición de los tiempos de conservación de los documentos enmarcados en la TRD, previamente elaborada y aprobada por el comité de administración de documentos.

- Especificaciones sobre transferencias documentales, momentos de realización y lugares de conservación física de los documentos.

- Métodos y procedimientos autorizados para la conservación permanente de documentos de acuerdo con las tecnologías disponibles. Microfilmación, disco óptico, almacenamiento en disco compacto (CD-ROM), etc.

- Métodos y procedimientos autorizados para la destrucción de los documentos de archivo.

-


martes, 3 de marzo de 2009

PARA TENER EN CUENTA



PASOS PARA ELABORAR UNA PLANILLA PARA LA RECEPCION DE DOCUMENTOS




DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe
realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o
jurídica.


Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a
lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro
con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales
como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que
se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y
deben estar regulados en los manuales de procedimientos.
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:


dentificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo
electrónico, página web, otros.
-Recibo de documentos oficiales.
-Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
-Constancia de recibo (sello, reloj radicador).
1. Radicación de documentos
- Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos
establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia


de la fecha y hora de recibo o de envío.
-Impresión de rótulo de la radicación.
-Registro impreso de planillas de radicación y control.
2. Registro de documentos

- Recibo de documentos oficiales.
-Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
- Constancia de recibo.
-Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales
como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o
código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre
del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo
amerita), entre otros.
-Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
equipos en una unidad de correspondencia:
-computadores
-fax
-fotocopiadora
-telefonos
muebles de una unidad de corespondencia
-escritorios
-sillas ergonomicas
-stantes
-archivadores
herramientas dela unidad de correspondencia
-sellos radicadores
-resmas
-esferos/lapices
-cosedora
-perforadora
-sacaganchos
-carpetas
-cajas de almacenamiento
-legajos
-

lunes, 2 de marzo de 2009

TE RECUERDO QUE .....


En la Unidad de Correspondencia se reciben, clasifican, registran y entregan los documentos y comunicaciones que entran, para cada un ade las diferentes dependencias de la entidad.


funciones de una unidad de correspondencia



  • Recibir la correspondencia, para lo cual deberán colocar sello oficial y anotar la fecha y hora, nombre y firma de quien recibe


  • Establecer un registro de ingreso de la correspondencia


  • Entregar la correspondencia recibida a la instancia correspondiente


  • Llevar un registro de la salida de correspondencia.

COMUNICACIÓN OFICIAL: son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado.

Las comunicaciones oficiales de las oficinas en un desarrollo de diferentes medios para poder ser informadas a las personas que las leen o las observan por medio comunicativo como puedes ser el.