jueves, 2 de abril de 2009

VOCABULARIO ARCHIVISTICO
  • UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:
    En la Unidad de Correspondencia se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes como para los funcionarios de las diferentes dependencias.
  • ARCHIVO:
    El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar el local donde se conservan los documentos producidos por otra entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:
    El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
    El edificio o local donde se custodia dicho fondo.
    La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.
    Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
  • BIBLIOTECA:
    La biblioteca (del griego βιβλιοθήκη biblion = libro y thekes = caja), puede traducirse desde un punto de vista estrictamente etimológico como el lugar donde se guardan los libros.
    En la actualidad esta concepción se ha visto hace tiempo superada para pasar a referirse tanto a las colecciones bibliográficas como a las instituciones que las crean y las ponen en servicio para satisfacer las demandas de los usuarios.
    Cualquier colección organizada de libros y publicaciones en serie impresos u otros tipos de documentos gráficos o audiovisuales disponibles para el préstamo o consulta.
    Organismo, o parte de él, cuya principal función consiste en construir bibliotecas, mantenerlas, actualizarlas y facilitar el uso de los documentos que precisen los usuarios para satisfacer sus necesidades de información, investigación, educativas o de esparcimiento, contando para ello con un personal especializado.
  • RADICAR:
    Procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas y la asignación de un número único de radicación para su identificación dentro del sistema.
  • CONTROL DE ENTREGA DE CORRESPONDENCIA:
    Es la correspondencia que se despacha, para ello se debe llevar un número de CITE solicitado al sistema, el cual lleva un correlativo diferente por oficina y por año. Los pasos a seguir son:
    a) En el sistema ingresar a la opción CITES y seguir los pasos para solicitarlo.
    b) Una vez asignado el cite, el sistema se encarga de crear un documento Word con la cabecera y lo graba en el servidor con el siguiente formato de nombre:
    c) Toda la correspondencia despachada debe tener un orden correlativo y ser codificada de la manera siguiente:
    d) La correspondencia despachada, debe estar firmada por personal ejecutivo, o en su defecto por personal de mando debidamente acreditado para la respuesta. Para el relacionamiento con la Aduana Nacional, se debe tomar en cuenta lo establecido en el
    Art. 103 del Reglamento de Concesión.
    e) Una vez establecidos los datos requeridos para la emisión de la correspondencia, el sistema establece el espacio necesario para la redacción de la carta, la misma que debe ser clara, simple y concreta.
    f) Mantener el archivo Word original en el servidor de documentos es de carácter obligatorio. El usuario puede decidir guardar una copia en su máquina.
    g) Imprimir el documento en papel membretado original y dos copias impresas, de acuerdo al siguiente desglose:
    Original para el destinatario.
    1ª Copia para el sello del remitente y archivo temático.
    2ª Copia para el archivo correlativo.
    Copias adicionales si el remitente considera necesario.
    h) La empresa debe estar respaldada en todo momento, con el sello de la entidad que recibe la correspondencia en la copia 1 y debe ser archivada por la persona encargada en cada oficina.
  • ARCHIVO ELECTRONICO:
    Es un conjunto de datos que se almacenan bajo un determinado formato; puede ser guardado en el disco duro de la computadora o en algún otro medio de almacenamiento como disquete, disco compacto, unidad ZIP, etc.
    Su función es almacenar la información que ha trabajado el usuario y los programas informáticos que le permiten a la computadora atender a las solicitudes de este, como es el caso de Windows, Linux, Word o Netscape Communicator, por mencionar algunos.
  • EXPURGO:
    Operación técnica de evaluación crítica de la colección con vistas a la retirada de parte de la misma.
    El expurgo es una tarea integrada dentro de la gestión de la colección y no debe confundirse con la extracción de los documentos: todos los documentos de la muestra se expurgan pero solo se retiran del fondo los que cumplen unos determinados criterios. Estos criterios deberán establecerse previamente en un Plan de Expurgo, que deberá ser aprobado por la autoridad competente.

  • FAX:
    Es un sistema de telecomunicaciones, que permite enviar copias de documentos a la distancia, utilizando por lo general las líneas telefónicas.
    El nombre fax viene del latín fac simile, que quiere decir hacer igual; con ello, se identifica de excelente manera, lo que es este aparato. Una máquina que envía a distancia, la copia de un texto o imagen.
    Para accionar o enviar un fax, que así se llama al envío de documentos por este medio, debemos contar con hojas de papel. Estas hojas de papel, se colocan en la zona superior de un fax y de manera mecánica, se irán introduciendo dentro de la máquina. El proceso completo, dura al menos un minuto, o menos, dependiendo de la máquina.
    Desde que ingresa hasta que sale la hoja, la imagen o texto es copiado. Proceso que es enviado usando la línea telefónica, en forma de códigos, a una máquina receptora remota. La cual no es otra cosa, que otro fax. Este aparato receptor, imprimirá una copia del documento que recibe, usando por lo general un papel de tipo especial.Este acto, el de enviar un fax, se puede realizar a cualquier parte del mundo, en la medida que tanto el emisor como el receptor, tengan un aparato de estos.
  • ANTECEDENTE:Que antecede o precede.
  • DOCUMENTO VITAL:
    Los Documentos Vitales son aquellos que poseen un valor crítico para su Empresa, y son únicos e irremplazables, por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora de ser almacenados y preservados. Estos Documentos Vitales poseen un valor intrínseco histórico, legal, intelectual o económico. Ejemplo de estos documentos son los registros de la constitución de la empresa, títulos, contratos, formulas, pagarés, Garantías, Licencias u objetos culturales. Al almacenarlos correctamente, estos documentos se conservan más tiempo, protegiendo a su organización. Almacenados inadecuadamente, podría exponer a su empresa a riesgos innecesarios, tales como incumplimientos, pérdida del valor de los bienes, y altos costos de duplicación y restauración.
  • ARCHIVO DE GESTIÓN:
    Se entiende por Archivo de de Gestión como el sistema de conservación de la documentación recibida y producida en cada dependencia de una entidad, la cual se encuentra en trámite y sujeta a constante utilización y consulta. En el proceso de recepción, producción, distribución, identificación, clasificación y almacenamiento por los funcionarios responsables de su custodia.
    La estructura final de la clasificación y la organización del archivo de gestión en cada dependencia es una responsabilidad compartida entre el o los responsables del archivo y el jefe de la dependencia
    Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
  • UNIDAD DOCUMENTAL:
    Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
  • ASUNTO:
    Tema, motivo, argumento, materia, cuestión negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa. Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.
  • DESTINATARIO:
    La palabra «destinatario», tal como se usa en la jerga de nuestra ocupación, deriva de su significado más ortodoxo, es decir, el lugar o situación a la que se pretende llegar.
    Cuando hablamos de un «grupo destinatario», nos referimos a los beneficiarios, es decir, las personas a las que se dirigen los beneficios (o el rendimiento) del proyecto.
    Persona que RECIBE la carta enviada por el remitente.
  • ANEXO:
    Documento que acompaña a otros documentos, para complementar lo que se está refiriendo. Por ejemplo en un currículo, tus anexos son los reconocimientos, diplomas, cursos o talleres impartidos o dados
  • CORRESPONDENCIA:
    Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.
    Clasificación de la correspondencia
    La correspondencia tiene muy variadas formas, con características especiales que las distinguen según la fuente de emisión, la intención de sus contenidos, estilos de mecanografiados y tramitación de su envió o despacho; de acuerdo a su clasificación se mencionan las siguientes:
    1. Por su Destino:
     Públicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio, TV, carteles, pancartas).
     Privadas: tratan de información de interés y carácter particular, comercial y oficial.
    2. Por su Contenido:
     De primera clase: su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.
     De segunda clase: esta correspondencia esta relacionada con paquetes, bultos, muestras, valijas, etc.
    3. Por su Tramitación:
     Postal: cuando se envían a través de servicios de correos, pueden ser ordinarias o certificadas.
     Telegráficas: cuando se envía a través del servicio telegráfico. Pueden ser tele radiograma y cablegramas.
    4. Por su puntuación:
     Abierta: no lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes componentes.
     Cerrada: lleva signos de puntuación en cada una de sus partes o componentes.
     Mixta o corriente: combina los dos estilos.
    5. Por su extensión:
     Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.
     Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.
     Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Más de 300 son cartas de varios pliegos.
    6. Por su forma:
     Se refiere a todas las correspondencias, la diferencia consiste en su redacción y presentación. Cartas, oficios, circulares, vales, tarjetas postales, esquelas, memorandos, planillas, telegramas, cablegramas, avisos, etc.
    División de la correspondencia
    La correspondencia se divide en 4 clases:
    1. Correspondencia Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.
    2. Correspondencia Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy variada, cualquier asunto particular entra en ella.
    3. Correspondencia Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.
    4. Correspondencia Comercial: Esta correspondencia se subdivide en dos clases:
     Las Ordinarias o Normales: son las que se efectúan por medio de cartas, memorando y tarjetas postales.
     Las Urgentes o Rápidas: Son las que se efectúan por medio de telegramas, Cablegramas, Radiogramas y telefonemas.
  • ORGANIGRAMA
    Un organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.
    El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización.
    Tiene una doble finalidad:
    Desempeña un papel informativo, al permitir que los integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ellas que conozcan, a nivel global, sus características generales.
    Es un instrumento para realizar análisis estructurales al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones gráficas, las particularidades esenciales de la organización representada.
    En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información, para conocer como es la estructura total de la empresa.
    Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos:
    Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre ellos.
    Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
    Debe contener únicamente los elementos indispensables.
  • CLASIFICACION
    Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
  • ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
    Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
  • OFICINA DE ARCHIVO
    Es la unidad administrativa que custodia y conserva la documentación tramitada por la organización.
  • CONDUCTO REGULAR
    Conducto regular, es la cadena jerárquica por así decirlo para notificar, aprobar acciones o situaciones según su importancia, por ejemplo, un problema en un colegio, el alumno notifica el problema al profesor, el profesor lo notifica a la coordinacion correspondiente, y de aquí se lleva a rectoría, si es muy grave, en casos menores la solución se encuentra en el maestro o en la coordinación, es como el oren que se le da al manejo de diversas situaciones.
  • AUTORIDAD Y JERARQUIA
    Autoridad es la potestad, facultad. Poder que tiene una persona sobre otra que le está subordinada. Persona revestida de algún poder o mando."
    Una autoridad es una persona o entidad cuya opinión(s) acerca de algún tópico específico es respetada y valorada por los colegas en la industria. Esta definición es interesante e importante porque guía a que la mayoría de nuestra toma de decisiones avance positivamente. Un ejemplo claro es el porque publicamos en blogs, y para quien hacemos las publicaciones.
    El concepto de jerarquía también es ampliamente aplicado a la gestión de las organizaciones para designar la cadena de mando que comienza con los gestores de alta dirección y sigue hasta los trabajadores no gestores.
  • FLUJO DEL DOCUMENTO
    Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza. Clasificación de piezas en el interior de un fondo.
  • ESTRUCTURA FUNCIONAL
    La mayoría de las organizaciones comienzan como aventuras empresariales con una estructura simple, la forman los jefes y sus empleados, no es complicada. Su grado de departamentalizacíon es baja, la autoridad es demasiado centralizada, cae la responsabilidad total sobre una solo persona, casi no se puede encontrar nada de formalidad. Resulta inadecuada cada vez mas al crecer la organización. Si la estructura no se cambia es posible que la empresa pierda territorio en el mercado y fracase.
    Por razones de diseño las empresas no conserva sus estructuras simples, llega un momento en el que hay que contratar mas empleados para hacer frente a sus necesidades adicionales de operación a un mayor volumen, a medida que aumentan los empleados la estructura organizacional tiente a ser mas especializada y formal cuando los factores de contingencia como el tamaño, favorecen un diseño burocrático o mecanista los mas probable es que se utiliza la ESTRUCTURA FUNCIONAL.
    La estructura funcional amplía a toda la organización el concepto de la departamentalización funcional. Bajo una estructura funcional la gerencia diseña una organización basada en la idea de agrupar las especialidades ocupacionales que son similares o relacionadas, la fuerza estructural funcional reside en las ventajas de ahorro de costos que pueden lograrse en virtud de la organización al reunir las especialidades de carácter similar se logra obtener economías de escala, se minimiza la duplicación de personas y equipo y se consigue que los empleados estén mas cómodos por que pueden alternar con compañeros que hablan el mismo idioma, estas especialidades de carácter similar son llamadas funciones ejemplo: Una organización dividida por funciones puede tener departamentos para producción mercadotecnia y ventas.
  • ARCHIVO ADMINISTRATIVO
    Es una organización administrativa de gran volumen y complejidad, tan pronto como las oficinas dejan de utilizarlo llegan a este archivo.
    El archivo administrativo se encarga de concentrar, ordenar, clasificar, catalogar, custodiar y conservar en buen estado los documentos que ingresan, así como brindar servicio de consulta únicamente al departamento que generó la documentación de acuerdo con la reglamentación establecida al respecto.
  • ADMINISTRACION DOCUMENTAL
    Conjunto actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y Conservación.
  • DOCUMENTO TESTIMONIAL
    Es la capacidad de la información contenida en el documento para dar
    Cuenta de un hecho en especial .sus características son similares a las de todos los documentos. Se utiliza en los juzgados como prueba de algún hecho delictivo.
  • INFORMACION
    La información es un fenómeno que proporciona significado o sentido a las cosas, e indica mediante códigos y conjuntos de datos, los modelos del pensamiento humano. La información por tanto, procesa y genera el conocimiento humano. Aunque muchos seres vivos se comunican transmitiendo información para su supervivencia, la diferencia de los seres humanos radica en su capacidad de generar y perfeccionar tanto códigos como símbolos con significados que conformaron lenguajes comunes útiles para la convivencia en sociedad, a partir del establecimiento de sistemas de señales y lenguajes para la comunicación.
  • JEROGLIFICO
    Un jeroglífico es un pasatiempo gráfico que consiste en averiguar una palabra o frase a partir de una serie de imágenes o signos dispuestos en un recuadro. Los signos pueden consistir en letras, números, notas musicales, etc
  • ARCHIVO DECENTRALIZADOCada departamento tiene su propio archivo. Permite mantener la confidencialidad de los documentos (puede ser conveniente que otro departamento no tenga acceso a ellos).
    Rapidez en el acceso a documentos de uso inmediato.
    Todo el personal del departamento tiene acceso al archivo, aunque deba existir una persona con responsabilidad directa sobre el mismo.
  • GUIAS
    Son cartulinas o cartones usados par separar distintos grupos de documentos dentro de una gaveta. Pueden ser simples o compuestas:
    -EPIGRAFIADAS: llevan escritas una expresión numérica o alfabética
    -PAUTADAS: llevan rayas par escribir sobre ellas.
    -SUJETAS: no salen de la gaveta porque están prendidas de algún mecanismo: por ejemplo perforaciones.
    -SUELTAS: pueden extraerse de la gaveta libremente
    -PRINCIPALES: las que preceden siempre
  • PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
    El principio de procedencia o de respeto a los fondos establece que los documentos deben agruparse en el Archivo Histórico de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron.
  • PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
    El principio de orden original establece que la documentación debe agruparse en el Archivo histórico en el orden que recibió durante su función administrativa.
  • DOCUMENTO DE ARCHIVO
    Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.
  • VALOR PRIMARIO DEL DOCUMENTO
    También se le llama administrativo o legal, tiene como función plasmar la gestión de una actividad determinada, servir de garantía o de prueba de algo.
  • VALOR SECUNDARIO DEL DOCUMENTO
    O histórico, sirve como medio para la investigación cultural e histórica. Cualidad atribuida a aquellos documentos que por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.
  • TRAMITACION
    Acción y efecto de tramitar.
  • LEGAJO
    Conjunto de papeles archivados o reunidos de algún modo que tratan de un mismo tema.
  • SOPORTE DOCUMENTAL
    Material donde se encuentra la información escrita, audiovisual, gráfica, que puede ser papel, cinta, banda magnética.
  • DETERIORO
    Daño progresivo, en mayor o menor grado, de las facultades intelectuales o físicas de una persona. El conjunto de fenómenos mentales deficitarios debidos bien a la involución biológica propia de la vejez o bien a un trastorno patológico (arteriosclerosis, parálisis general, intoxicación).
  • DESTINATARIO
    Persona a la cual va dirigida una comunicación escrita.
  • CONSECUENTE
    Que sigue en orden o esta a continuación.
  • VALOR CONTABLE
    Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad publica o privada.
  • VALOR LEGAL
    Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
  • VIGENCIA
    Capacidad o fuerza de un documento de archivo para testimoniar, obligar o informar sobre un asunto.
  • TRAMITE DEL DOCUMENTO
    Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.
  • DESCRIPCION DOCUMENTAL
    Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializando en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación
  • FONDO DOCUMENTAL
    Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
  • PROCEDIMIENTO
    Secuencia cronológica de las acciones requeridas, que detallan la forma exacta en la cual una actividad debe llevarse a cabo.
  • SELECCIÓN DOCUEMENTAL
    Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente.
  • HIGROSCOPIO
    Instrumento con el que se mide la humedad del aire.
  • FLUJO DE INFORMACION
    Gráficos que indican el movimiento del trabajo, tales como el trámite de un formulario, la confección o transformación de un objeto o los pasos de un procedimiento.
  • CORREO ELECTRONICO
    Es el proceso de elaborar, enviar y distribuir las diversas comunicaciones a través de medios electrónicos.
  • MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
    Un manual de archivo y correspondencia es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa.
  • COMITÉ DE ARCHIVO
    Grupo asesor de la alta dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programa de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos
  • INDIZACION
    Técnica del análisis documental para representar y describir el contenido de los documentos, mediante conceptos principales contenidos en ellos (palabras clave) o vocabularios controlados (descriptores, términos, o encabezamientos de materia), con el fin de guiar al usuario en la recuperación de los documentos que necesita.
  • SISTEMA
    Es un arreglo ordenado y comprensivo de hechos, principios, doctrinas o cosas similares, en un campo particular del conocimiento o del pensamiento.
  • MICROFILMACION
    Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.
  • MICROPELICULA
    Fotografía en película generalmente de 16 o 35 milímetros, utilizada en reproducción fotográfica de documentos a escala reducida
  • MICROFICHA
    Ficha sobre un soporte transparente de dimensiones estandarizadas, donde se encuentran en un orden establecido cierto número de microcopias.
  • DENSITOMETRO
    Es un dispositivo que mide el grado de oscuridad (densidad óptica) de un material semitransparente, o de una superficie reflectante.
  • CAMARA PLANETARIA
    Diseñada para la microfilmación rápida, simple y eficaz, es la cámara de escritorio para las necesidades de microfilmación actuales.
  • DISCO OPTICO
    Es una superficie circular de policarbonato donde la información se guarda haciendo unos surcos en la superficie del disco. El acceso a los datos se realiza cuando un material especial del disco, que suele ser de aluminio, es iluminado con un haz de láser.·
  • TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
    Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
  • SERIE DOCUMENTAL
    Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. Ejemplos: historia laborales, contratos, actas e informes
  • SUBSERIE DOCUMENTAL
    Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus caracteristicas especificas.
  • FOLIO
    Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos paginas. Numero que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.
  • CATALOGOS
    Instrumento de consulta que describe unidades documentales.
  • INDICES
    Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización.
  • EXPEDIENTES
    Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
  • CONSERVACION DOCUMENTAL
    Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptados para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
  • TIPO DOCUMENTAL
    Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

2 comentarios:

  1. que buen trabajo es muy interesante y se ve que le puede servir a todo el personal..

    edwin giraldo: gerente actualidatos.
    lina orozco: gerente seguicenter.

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