jueves, 2 de abril de 2009

MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA


MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Se encarga de sentar las bases para el desarrollo coherente y homogéneo de las
Actividades inherentes a la administración de la documentación en las unidades de archivo y correspondencia que contenga los principales procedimientos para la recepción, seguimiento, organización, conservación, transferencia, préstamo, selección y control de la documentación manejada por la unidad, así como de la generada por la misma.

Funciones:

Ser responsable de la recepción oficial de la documentación dirigida al Instituto, debiendo establecer los mecanismos que garanticen un manejo expedito y controlado de la correspondencia de entrada; sin embargo, a efecto de promover un tratamiento más ágil y eficaz de los documentos que ingresan al Instituto, sus unidades responsables podrán recibir descentralizadamente los documentos dirigidos a éstas.

Todo documento que ingrese al área de correspondencia y archivo de las unidades responsables se considerará oficial, de acuerdo con la legislación vigente, y se le dará el trámite que institucionalmente le corresponda con la debida discreción y eficiencia.
El servicio de despacho de correspondencia constituye una actividad de alta significación para el desarrollo ordenado y culminación satisfactoria de la gestión institucional, por lo que será esencial garantizar que los documentos generados por la unidad responsable sean recibidos oportuna y completamente por sus destinatarios, resguardando y promoviendo los intereses del Instituto y de sus unidades responsables ante las diversas instancias de gestión intra e interinstitucionales.
El Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Dirección Administrativa será la instancia responsable del despacho de los documentos del Instituto, siendo la única autorizada para distribuir por intercambio gubernamental, franqueo o valija la correspondencia de salida de las diversas unidades responsables, la cual le será entregada directamente. En el caso de las escuelas, centros y unidades ubicadas en el interior de la República podrán manejar también el servicio de valija. Asimismo, dados los recursos asignados para el franqueo de correspondencia se deberán llevar los registros contables correspondientes, para acreditar el correcto empleo del presupuesto.

Las unidades responsables deberán conservar todos los documentos oficialmente generados o recibidos en el curso de sus trámites, así como mantenerlos correctamente organizados, integrando sistemáticamente las fuentes de información documentaria para su efectivo aprovechamiento y consulta dentro de las gestiones institucionales, siendo indispensable para ello mantener el seguimiento y control de los documentos sujetos a trámite hasta su integración final al archivo; auspiciar que al archivo ingresen sólo documentos oficiales; y conservar permanentemente organizados los documentos gestionados, al ordenar lógicamente los antecedentes y garantizar su fácil localización y consulta.

Las unidades responsables para garantizar la agilidad de los servicios archivísticos deberán transferir sistemáticamente al Departamento de Archivo y Correspondencia de la
División de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Dirección Administrativa la documentación archivada que concluye su ciclo vital para el desahogo de los trámites. La identificación y transferencia es una actividad sumamente delicada, por lo que al llevarla a cabo se tendrá cuidado en que sea entregada completa y oportunamente; en que sólo sea documentación que así lo amerite y que sea rápida y correctamente organizada para facilitar su localización y consulta cuando se requiera.

El adecuado control de la documentación oficial será responsabilidad de todos y cada uno de los servidores públicos que laboren en el Instituto, en la perspectiva de que institucionalizar la conservación y uso de la documentación oficial representa una necesidad prioritaria para la administración, ya que contribuye a hacerla más eficiente y racional.

• La Dirección Administrativa a través del Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo y Mantenimiento será la responsable de supervisar el correcto tratamiento y control de la documentación oficial en el Instituto, quien creará y establecerá los elementos preventivos y correctivos necesarios para garantizar que la producción, manejo y uso de los documentos oficiales se lleve a cabo de acuerdo con las normas legislativas, reglamentarias o técnicas vigentes al respecto.

• Las acciones que se efectúen para controlar los documentos oficiales deberán desarrollarse de manera coordinada con las instancias afines ya existentes en el Instituto (Control de Gestión, Contraloría Interna), aprovechando al máximo los recursos e instrumentos disponibles, en una perspectiva de cooperación institucional y apoyo recíproco.

• Las áreas de correspondencia y archivo de las unidades responsables deberán controlar eficazmente el manejo y uso de los documentos, evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidas de la documentación oficial, notificando cualquier irregularidad que detecten al respecto, para que se proceda de acuerdo a las disposiciones legales y administrativas vigentes.

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