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Pasos para el recibo y radicación de documentos

La unidad de correspondencia recibe los documentos externos por diferentes medios, ya sea por mensajería, fax, correo electrónico.
Determinar si el documento es competencia de la entidad, si el documento no es competencia de la entidad la unidad de correspondencia devuelve el documento al remitente, dejando constancia escrita.
-Se procede a la clasificación de los documentos: documentos confidenciales, revistas, periódicos, etc. y documentos para radicar.
-Se revisa que la documentación este completa, verificación y confrontación de folios, copias, anexos y firmas,; si hacen falta, el documento deberá ser remitido sin radicar, a la oficina de su competencia.

-Se procede a la constancia de recibo por medio de sellos, reloj radicador.
-Se procede a la radicación de los documentos, con la asignación de un número consecutivo a los documentos dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío.
-Se procede a la impresión del rótulo de radicación, y se establece un registro impreso de planillas de radicación y control.
-Sigue el registro de los documentos en la planilla, y se registran datos como: nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o código de las dependencias competentes, número de radicación, nombre del funcionario responsable de trámite, anexo y tiempo de respuesta.
-Después se establecen controles de respuesta a través de la interrelación de datos recibidos y enviados.
-Se procede a la distribución de los documentos, en los casilleros y en mesas con divisiones, para ubicar los documentos.