MANUAL DE CORRESPONDENCIA
El manual de archivo y correspondencia es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y eficiencia en la toma de decisiones de la entidad. Es un guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con correspondencia y archivo.
PROCEDIMIENTOS EN GENERAL PARA EL MANUAL DE CORRESPONDENCIA:
- Definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país.
- Información sobre los niveles jerárquicos con autoridad para la firma de los documentos.
- Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo.
- Manejo, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de los documentos recibidos por este sistema
- Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo “personal” de los funcionarios.
- Definición del concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la estructura organizativa del mismo.
- Estructuración del sistema de ordenamiento para la clasificación de los documentos de archivo.
- Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de documentos de archivo, y de los medios reprografitos (como la fotocopiadora).
- Definición de los tiempos de conservación de los documentos enmarcados en la TRD, previamente elaborada y aprobada por el comité de administración de documentos.
- Especificaciones sobre transferencias documentales, momentos de realización y lugares de conservación física de los documentos.
- Métodos y procedimientos autorizados para la conservación permanente de documentos de acuerdo con las tecnologías disponibles. Microfilmación, disco óptico, almacenamiento en disco compacto (CD-ROM), etc.
- Métodos y procedimientos autorizados para la destrucción de los documentos de archivo.
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- Información sobre los niveles jerárquicos con autoridad para la firma de los documentos.
- Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo.
- Manejo, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de los documentos recibidos por este sistema
- Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo “personal” de los funcionarios.
- Definición del concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la estructura organizativa del mismo.
- Estructuración del sistema de ordenamiento para la clasificación de los documentos de archivo.
- Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de documentos de archivo, y de los medios reprografitos (como la fotocopiadora).
- Definición de los tiempos de conservación de los documentos enmarcados en la TRD, previamente elaborada y aprobada por el comité de administración de documentos.
- Especificaciones sobre transferencias documentales, momentos de realización y lugares de conservación física de los documentos.
- Métodos y procedimientos autorizados para la conservación permanente de documentos de acuerdo con las tecnologías disponibles. Microfilmación, disco óptico, almacenamiento en disco compacto (CD-ROM), etc.
- Métodos y procedimientos autorizados para la destrucción de los documentos de archivo.
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