PARA TENER EN CUENTA

PASOS PARA ELABORAR UNA PLANILLA PARA LA RECEPCION DE DOCUMENTOS

DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe
realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o
jurídica.

Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a
lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro
con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales
como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que
se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y
deben estar regulados en los manuales de procedimientos.
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

dentificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo
electrónico, página web, otros.
-Recibo de documentos oficiales.
-Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
-Constancia de recibo (sello, reloj radicador).
1. Radicación de documentos
- Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos
establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia

de la fecha y hora de recibo o de envío.
-Impresión de rótulo de la radicación.
-Registro impreso de planillas de radicación y control.
2. Registro de documentos
- Recibo de documentos oficiales.
-Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
- Constancia de recibo.
-Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales
como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o
código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre
del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo
amerita), entre otros.
-Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.